Контроль над співробітниками – одна з найнудніших речей у світі. А якщо вони при цьому ще й віддалені, це додатковий "головний біль". Від процесу не отримує задоволення ні керівництво ("було б набагато простіше, якби всі працювали в офісі на відстані витягнутої руки"), ні самі працівники, які складають звіти про проведений "з користю" час.

Так було у значній масі компаній ще кілька років тому, але сьогодні процеси, які не приносять ні користі, ні задоволення, відмирають. На перший план вийшли обсяги виконаних завдань, їхня ефективність, а також дотримання дедлайнів.

При цьому кількість дистанційних завдань у всьому світі постійно зростає. Чи можливо здійснювати контроль віддалених співробітників ефективно, і так, щоб процес не викликав роздратування ні керівників, ні фахівців? Дав відповідь на це запитання та визначив кілька основних кроків на такому шляху — Немировський Ігор, підприємець та бізнес-янгол.

1. Вибирайте адекватних працівників.
Що тут мається на увазі? Та частина персоналу, яка працює на вас дистанційно, має бути здатною до такої діяльності. Управління співробітниками, орієнтованими на цінності промислової епохи, практично неможливе без фізичної участі та присутності начальника. Ваш контингент у цьому випадку – люди з високою здатністю до самоорганізації, самомотивації, які вміють працювати ефективно (за завданнями) та з дотриманням дедлайнів незалежно від зовнішніх обставин.

2. Взаємодійте та контролюйте.
Якщо ви знайшли підходящих для дистанційної роботи людей, постає питання про те, як ефективно ставити для них завдання, бачити їх виконання та загалом проводити контроль віддалених співробітників. І тому існують різні системи.

Наприклад розглянемо роботу торгового представника будь-якої території. Це одна з професій, яка і в промислову епоху вимагала великого обсягу самостійності та ініціативи. Постановка стратегічних завдань, представлення KPI історично відбувалися у рамках брифінгів. На командних зборах робилися анонси, на них підбивалися підсумки. Наразі все упаковано в особисті мобільні пристрої, з короткими інтерактивними брифами з перевіркою розуміння. Це новий клас ПЗ: work force management system, першим представником яких в Україні є об'єкт моїх інвестицій – E-queo.com.

Автоматизація роботи торгових представників почалася давно, і породила клас систем, які називають SFA (Sales Force Automation, автоматизації продажів). Ці рішення дозволяють збирати замовлення, формувати документи. SFA-системи давно обзавелися автоматичним контролем геопозиції, вони здатні відстежувати маршрути, тривалість візитів, збирати та обробляти інформацію про замовлення, допомагати планувати відвантаження, виставляти рахунки та контролювати оплати. перрегляньте тут https://www.youtube.com/watch?v=lasnGJWIryw

3. Плануйте разом.
Контроль дистанційних працівників не обійдеться без планування. Командні збори більше не потрібні, коли є системи, що використовують можливості мобільних пристроїв для призначення та коригування завдань, мотивації працівників. Рішення класу CRM (Customer Relationship Management, управління взаємовідносинами із клієнтами) дозволяють полегшити планування роботи із замовниками.

А нечисленні функції особистого керівництва та планування реалізуються в системах спільного встановлення завдань, таких як ToDoIst та його аналоги. Завдяки достатній кількості зручних функціональних рішень як у торгових представників, так і у працівників з інших сфер є можливість діяти як самостійні «бойові одиниці», не прив'язані до офісу.

4. Збирайте команди за принципом конструктора.
У проектних сферах все ще цікавіше. Сьогодні вам необов'язково утримувати роздутий штат фахівців, частина яких працює на повну силу лише час від часу. Ви можете наймати shared employees (спільних співробітників) під проекти та збирати команди за принципом конструктора.

ПО Trello і MeisterTask, наприклад, дозволяє керувати як власним персоналом, а й збирати команди з фахівців різних компаній. MeisterTask використовує для цього канбан (систему організації виробництва та постачання, що дозволяє реалізувати принцип "точно в термін") дошку, де "висять" листочки завдань, при натисканні на які відкривається внутрішня інформація проекту, контакти, стрічка новин, чат, зберігаються всі необхідні документи . У таких системах не втрачається важлива інформація, не потрібно шукати листи за завданням та вести окремі записи щодо проекту.

5. Взаємодійте ефективно.
На допомогу звичайним бізнесом прийшов SCRUM. У його основі лежить принцип безперервного руху до загального результату через обов'язкове досягнення короткострокових завдань, з вирішення яких складається решта. SCRUM передбачає обов'язкові короткі брифінги для постановки завдань, короткі сесії підбиття підсумків та відмову від «розбору польотів», якщо що не виходить, зосередження на тому, як виправити ситуацію, а не на тому, хто винен. Позитивна філософія SCRUM у поєднанні з технологічними рішеннями, які ми розбирали вище, збільшує продуктивність щонайменше у півтора рази, і дозволяє гнучко реагувати на ситуацію, діяти за обставинами.

6. Змініть підхід.
Але основне питання, яке стоїть перед будь-яким бізнесом, який вирішив активно використовувати дистанційні форми взаємодії, зменшувати навантаження на офіси, ставати мобільнішими і гнучкішими, лежить не в площині IT. Головне – зрозуміти, як керувати змінами в головах, причому не лише пересічних співробітників, а й керівників. Персонал, особливо мобільний та/або дистанційний, повинен отримувати більшу свободу разом із більшою відповідальністю. І працювати, орієнтуючись на результат. Це один із найважливіших моментів, який дозволить реалізувати правильний контроль віддалених співробітників та нормальну роботу з ними.

Цікавий факт: керівництво українського представництва одного великого телекомунікаційного вендора, дізнавшись про те, що співробітники офісу, зобов'язані проводити строго регламентовану кількість часу в робочих стінах, сидять у соціальних мережах, заблокувало доступ до найпопулярніших платформ. Що сталося далі? Правильно, приблизно той же час почало витрачатися на численні кава-паузи, перекури, походи в манікюрний салон та на укладання (у бізнес-центрі працював салон краси). Натомість майже ніхто зі співробітників не запізнювався на початок робочого дня. Воно й зрозуміло – навіть за п'ятихвилинні затримки було передбачено штраф у доларах. При цьому, якби керівництво оцінювало ефективність лише за завданнями, а не за проведеним «від і до» у кабінеті часу, працювати співробітникам було б у рази цікавіше.

Якщо зламати основну перешкоду, запрацює та інше. Щоб зрозуміти, що робота — це не трафік, а результат, візуалізуйте для себе кожну свою дію в процесі та її цінність. Свого часу ця проста вправа допомогла мені зрозуміти, що 80% мого трафіку – це безглузда взаємодія з іншими людьми.

Також пропонуємо цікаві статті поради - як змусити працівників працювати? А також, Мотивація та стратегія заробітку, поради від практиків.