Новости: «Как провести конференцию, на что обратить внимание»
09 февраля 2022

Прежде чем планировать конференцию, нужно четко выделить последовательность действий. Если компания нуждается в том, чтобы повысить продажи, то это не лучшая идея. А вот создание образа организации, повышение узнаваемости – именно то, что преимущественно является основой для профессиональной конференции. И здесь много важных моментов – составление плана, поиск спикеров, аренда конференц-зала, организация кейтеринга.

 

Планирование мероприятия

Прежде всего следует выделить аудиторию, на которую ориентировано мероприятие. Исходя из того, к кому именно будет обращен основный позыв собрания, проводится коммуникационные мероприятия.

Далее следует запланировать дату и время. Гостям и ораторам следует добраться к месту проведения. Для этого конференц-зал Киев выбрать следует исходя из этого требования. Хорошо, если помещение расположено в доступной близости от метро. Это значительно расширит аудиторию гостей, которые заинтересуются мероприятием и захотят его посетить.

Нужно подумать и о тех, кто планирует посетить мероприятие на собственном автомобиле. То есть недалеко должна быть парковка. Организаторы должны заблаговременно рассчитать количество посетителей. И сделать небольшой запас, на случай, если гостей будет больше. Если мероприятие платное – расчет производится по билетам. Для бесплатной встречи можно воспользоваться пригласительными открытками.

Для конференции важно информационное наполнение. А значит контент должны нести квалифицированные спикеры. Прежде всего следует составить список людей, которые будут выступать, согласовать с ними возможность присутствия на мероприятии, условия оплаты. Каждое выступление должно быть детально распланировано по продолжительности. То есть оратору нужно выделить время, а он расписать его по этапам:

  • доклада;
  • ответы на вопросы;
  • просмотр видеоматериалов.

Организатор в свою очередь формирует список по очередности выступлений. Это необходимо для дозировки подачи материала – рассказ, обсуждение, видеоконтент. Лучше, если каждый из докладчиков предоставит макет своего выступления, чтобы проще было распределить их в программе.

 

Важный момент в конференции – техническое сопровождение

Любое качественно организованное мероприятие будет безнадежно испорчено, если не уделить достаточно внимания его техническому сопровождению. К этому относят:

  • проектор с экраном;
  • светодиодный экран;
  • микрофон для спикера – петличка;
  • радиомикрофоны для работы с залом;
  • ноутбук;
  • указка;
  • звуковое оборудование;
  • видеокамера.

Это список минимального набора оборудования для тематических встреч. Как правило, им оснащены все конференц-залы Киев. Это необходимо уточнить у арендаторов, при необходимости найти дополнительное оборудование.

Предварительно следует проверить наладку техники. Для этого привлечь специалиста. Но нередко арендаторы, предоставляющие вместе с помещением технику, предлагают услугу личного наладчика. Он знает, как работает оборудование, умеет с ним обращаться, также он несет ответственность за ее техническое состояние. В случае непредвиденных поломок сможет быстро предоставить замену.

На время проведения необходимо обеспечить бесплатный Wi-Fi. При наличии на площадке беспроводного интернета – проверить его возможности. Линия должна выдержать нагрузку мероприятия. Большое количество людей может значительно снизить качество сигнала.

Чтобы гостям было комфортно, также следует обеспечить место для зарядки мобильных устройств, и обеспечить наличие различных типов зарядки.

Кейтеринг на площадке

В зависимости от особенностей мероприятия: продолжительность, место локации, количество участников, зависит и обеспечение питания. Для однодневных конференций, как правило, обходятся небольшим кофе-брейком и обедом. Нередко рядом с залом проведения располагается столовая, куда гости в установленное время идут перекусить. Организаторы заказывают нужное количество блюд, а приглашенные идут по пригласительным или выданным им бейджам.

Для масштабных конференций, а также для мероприятий, проходящий в залах, где рядом нет специально оборудованной кухни, лучше обратиться к услугам агентств по кейтерингу.

Это выездная кухня, которая может осуществить качественную продукцию, как в ресторане. При этом есть категорическое различие с доставкой еды. Там предоставляются блюда в готовой упаковочной таре. Кейтеринг предполагает полное сопровождение выездного питания – от доставки до подачи на стол и уборки после обеда. Кейтеринг становится все более популярным, поскольку не требует от организаторов много затрат. А оформление обедов выполняется на высоком уровне, позволяя проводить конференции международного уровня.

 

Что еще может потребоваться

Основная задача организаторов мероприятий – успешное проведение встречи. Арендовать конференц-залы в Киеве – половина дела. Последние приготовления заключаются в проведении генерального прогона всего события. Обязательно нужно проверить технику – в случае неисправностей тратится драгоценное время на исправление шероховатостей.

Следует проверить подготовку кураторов – отследить их путь от начала встречи гостей. Также они должны знать место расположения туалетов, гардероба, мест курения и других зон мероприятия.

По окончанию конференции все заканчивается только для гостей. Организаторам предстоит еще масса работы. Необходимо написать отчет, подбить смету. Также опубликовать фоторепортажи, и проследить за отзывами о событии. Обязательно нужно обеспечить информационную поддержку события, чтобы о нем стало известно как можно большему кругу аудитории. Если конференция нашла большой отклик среди спонсоров или партнеров, то нужно разослать им благодарности, а также продолжать контактировать для дальнейшего развития компании. Успешно проведенная конференция – залог успешного будущего организации. А значит и подготовка к мероприятию имеет важное значение.

Все новости 

Вход с паролем














NewHost